Quy trình chứng nhận ISO 45001 gồm năm bước: đăng ký, đánh giá giai đoạn 1, đánh giá giai đoạn 2, thẩm xét và cấp chứng chỉ, giám sát hằng năm. Trình tự này tuân theo ISO/IEC 17021-1 và IAF MD 22 về chứng nhận hệ thống quản lý an toàn, sức khỏe nghề nghiệp. Điểm đặc thù so với ISO 9001 là đánh giá viên dành nhiều thời gian ở hiện trường: quan sát mối nguy, kiểm tra biện pháp kiểm soát và phỏng vấn người lao động không giữ vị trí quản lý. Tiêu chuẩn hiện hành là ISO 45001:2018 kèm sửa đổi Amd 1:2024.
Tóm tắt
- Quy trình theo ISO/IEC 17021-1 và IAF MD 22; ngày công tính theo IAF MD 5 (số nhân sự và mức độ mối nguy của hoạt động).
- Giai đoạn 1 kiểm tra phạm vi, nhận diện mối nguy, yêu cầu pháp luật và mức độ sẵn sàng.
- Giai đoạn 2 đánh giá tại hiện trường, gồm phỏng vấn người lao động và kiểm soát nhà thầu.
- Chu kỳ 3 năm, giám sát ít nhất mỗi năm một lần, chứng nhận lại trước khi hết hạn.
Năm bước chứng nhận ISO 45001
- Đăng ký: tổ chức cung cấp phạm vi, địa điểm, số nhân sự (kể cả nhân sự thời vụ và nhà thầu làm việc thường xuyên trong phạm vi), số ca, các hoạt động có mối nguy đáng kể. Tổ chức chứng nhận xếp mức độ phức tạp theo IAF MD 5 và tính ngày công. Nếu có nhiều địa điểm, áp dụng thêm IAF MD 1 về lấy mẫu.
- Đánh giá giai đoạn 1: xem xét thông tin dạng văn bản, phạm vi hệ thống, cách tổ chức nhận diện mối nguy và đánh giá rủi ro, danh mục yêu cầu pháp luật, kết quả đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo. Với ISO 45001, giai đoạn 1 thường có khảo sát hiện trường để hiểu quy trình công nghệ và các khu vực rủi ro cao.
- Đánh giá giai đoạn 2: đánh giá việc thực hiện và hiệu lực của hệ thống tại hiện trường. Đánh giá viên quan sát công việc, kiểm tra biện pháp kiểm soát, xem hồ sơ sự cố và phỏng vấn người lao động ở nhiều vị trí, nhiều ca.
- Thẩm xét và quyết định chứng nhận: người không tham gia đoàn đánh giá thẩm xét hồ sơ. Sự không phù hợp nặng phải được khắc phục và xác nhận trước khi cấp chứng chỉ; sự không phù hợp nhẹ cần có kế hoạch khắc phục được chấp nhận. Chứng chỉ có hiệu lực 3 năm.
- Giám sát và chứng nhận lại: đánh giá giám sát ít nhất mỗi năm một lần; đánh giá chứng nhận lại trước khi chứng chỉ hết hạn để duy trì liên tục. Chi tiết ở bài giám sát và chứng nhận lại.
Hồ sơ thường được yêu cầu
Bảng dưới liệt kê thông tin dạng văn bản mà đánh giá viên thường xem xét, dẫn theo số điều của ISO 45001:2018. Tiêu chuẩn không quy định hình thức hồ sơ.
| Thông tin dạng văn bản | Điều khoản |
|---|---|
| Phạm vi hệ thống quản lý an toàn, sức khỏe nghề nghiệp | 4.3 |
| Chính sách an toàn, sức khỏe nghề nghiệp | 5.2 |
| Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn | 5.3 |
| Nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro và cơ hội | 6.1.2 |
| Yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác | 6.1.3 |
| Mục tiêu và kế hoạch đạt mục tiêu | 6.2 |
| Bằng chứng năng lực | 7.2 |
| Kiểm soát vận hành, quản lý thay đổi, nhà thầu | 8.1 |
| Chuẩn bị và ứng phó tình huống khẩn cấp | 8.2 |
| Kết quả theo dõi, đo lường; đánh giá sự tuân thủ | 9.1.1, 9.1.2 |
| Chương trình và kết quả đánh giá nội bộ; xem xét của lãnh đạo | 9.2, 9.3 |
| Sự cố, sự không phù hợp và hành động khắc phục | 10.2 |
Đánh giá viên kiểm tra gì tại hiện trường
Khác với hệ thống quản lý chất lượng, phần lớn bằng chứng của ISO 45001 nằm ở nơi làm việc. Ở giai đoạn 2, đánh giá viên thường lần theo một mối nguy từ danh mục nhận diện đến biện pháp kiểm soát thực tế:
- Mối nguy đã được nhận diện có khớp với những gì quan sát thấy ở khu vực sản xuất, kho, công trường hay không. Cách tổ chức xác định mối nguy được trình bày trong bài nhận diện mối nguy theo ISO 45001.
- Biện pháp kiểm soát có tuân theo thứ bậc ở điều 8.1.2 (loại bỏ, thay thế, kiểm soát kỹ thuật, kiểm soát hành chính, phương tiện bảo vệ cá nhân) hay chỉ dựa vào phương tiện bảo vệ cá nhân.
- Nhà thầu làm việc trong phạm vi có được phổ biến mối nguy và tuân thủ yêu cầu của tổ chức không (điều 8.1.4).
- Sự cố và tình huống suýt xảy ra có được báo cáo, điều tra, xác định nguyên nhân và có hành động khắc phục không (điều 10.2).
- Người lao động không giữ vị trí quản lý có được tham vấn và tham gia vào các quyết định liên quan đến an toàn hay không (điều 5.4).
Đánh giá viên chọn người được phỏng vấn ở nhiều vị trí và nhiều ca, không chỉ những người do tổ chức đề xuất. Câu trả lời của người lao động là một nguồn bằng chứng độc lập về việc hệ thống có vận hành thật hay không.
Ngày công và thời gian chứng nhận
Số ngày đánh giá được tính theo IAF MD 5, dựa trên số nhân sự hiệu lực trong phạm vi và mức độ phức tạp của hoạt động. Với ISO 45001, mức độ phức tạp phản ánh tính chất và mức độ nghiêm trọng của mối nguy: hoạt động văn phòng có mức thấp, trong khi xây dựng, hóa chất hay khai khoáng có mức cao.
Thời gian từ đăng ký đến khi cấp chứng chỉ phụ thuộc chủ yếu vào mức độ sẵn sàng của hệ thống. Tổ chức cần có ít nhất một chu kỳ vận hành, đã đánh giá nội bộ trên toàn bộ phạm vi và đã xem xét của lãnh đạo trước khi kết thúc giai đoạn 2. Khoảng cách giữa hai giai đoạn nên đủ để khắc phục các vấn đề được nêu ở giai đoạn 1. Có thể xem ước tính ngày công ISO 45001 để có con số sơ bộ.
Tổ chức đã có ISO 9001 hoặc ISO 14001 có thể đánh giá tích hợp theo IAF MD 11, thường giảm tổng ngày công.
Điểm không phù hợp thường gặp
- Danh mục mối nguy chỉ gồm hoạt động thường xuyên, bỏ sót bảo trì, vệ sinh công nghiệp, hoạt động của nhà thầu và tình huống bất thường.
- Biện pháp kiểm soát chủ yếu là phương tiện bảo vệ cá nhân, không có lý giải vì sao không áp dụng biện pháp ở thứ bậc cao hơn.
- Danh mục yêu cầu pháp luật không cập nhật, đánh giá sự tuân thủ chỉ liệt kê văn bản mà không kết luận đã đáp ứng hay chưa.
- Không có bằng chứng tham vấn người lao động không giữ vị trí quản lý, hoặc người lao động không biết kênh báo cáo mối nguy.
- Sự cố nhỏ và tình huống suýt xảy ra không được ghi nhận, nên không có dữ liệu để phân tích xu hướng.
- Diễn tập ứng phó khẩn cấp chưa thực hiện hoặc không đánh giá kết quả sau diễn tập.
Ví dụ minh hoạ
Ví dụ minh hoạ: một xưởng cơ khí 120 người đăng ký chứng nhận. Ở giai đoạn 1, đánh giá viên ghi nhận danh mục mối nguy chưa có công việc bảo trì máy ép và chưa có nhà thầu sửa chữa điện. Xưởng bổ sung, cập nhật đánh giá rủi ro và quy định kiểm soát nhà thầu. Ở giai đoạn 2, đánh giá viên quan sát một ca bảo trì, kiểm tra việc cô lập nguồn năng lượng, phỏng vấn công nhân vận hành về cách báo cáo mối nguy và đối chiếu với sổ ghi nhận sự cố.
Câu hỏi thường gặp
Đang dùng hệ thống theo OHSAS 18001 thì chứng nhận ISO 45001 thế nào?
OHSAS 18001 đã được thay thế, nên tổ chức cần đánh giá chứng nhận theo ISO 45001 như một đợt chứng nhận mới hoặc theo thỏa thuận với tổ chức chứng nhận. Khác biệt chính giữa hai tiêu chuẩn được phân tích trong bài ISO 45001 và OHSAS 18001 khác nhau thế nào.
Đang có chứng chỉ ISO 45001 của tổ chức khác có chuyển sang được không?
Được, nếu chứng chỉ được công nhận và còn hiệu lực, theo IAF MD 2 về chuyển đổi chứng nhận. Xem chi tiết tại bài chuyển đổi tổ chức chứng nhận.
Bản sửa đổi ISO 45001 có ảnh hưởng đến đợt chứng nhận hiện tại không?
Hiện tại đánh giá vẫn theo ISO 45001:2018 kèm Amd 1:2024. Bản sửa đổi đang ở giai đoạn dự thảo quốc tế (DIS), dự kiến ban hành năm 2027. Khi bản mới ban hành, sẽ có giai đoạn chuyển đổi và tổ chức đã được chứng nhận sẽ có đợt đánh giá chuyển đổi.
Tìm hiểu thêm: ISO 45001 là gì, nhận diện mối nguy và đánh giá rủi ro, phân biệt chứng nhận và công nhận. Thông tin dịch vụ và báo giá tại trang chứng nhận ISO 45001. Là tổ chức chứng nhận, DAS không tư vấn xây dựng hệ thống mà DAS đánh giá.
Nguồn tham khảo
- ISO 45001:2018: hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, các yêu cầu.
- ISO/IEC 17021-1:2015: yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận, gồm đánh giá hai giai đoạn và chu kỳ 3 năm.
- Tài liệu IAF: IAF MD 1, MD 2, MD 5, MD 11, MD 22.
- ISO/TC 283: tiến độ sửa đổi ISO 45001.
Bài viết cung cấp thông tin chung về yêu cầu tiêu chuẩn. Là tổ chức chứng nhận, DAS không tư vấn xây dựng hệ thống cho doanh nghiệp mà DAS đánh giá.
Biên soạn và rà soát
Chuyên gia đánh giá DAS Việt Nam Bài viết do đội ngũ chuyên gia đánh giá trưởng của DAS Việt Nam biên soạn và rà soát, dựa trên kinh nghiệm đánh giá chứng nhận thực tế tại doanh nghiệp.