Quy trình chứng nhận ISO 9001 gồm năm bước: đăng ký, đánh giá giai đoạn 1, đánh giá giai đoạn 2, thẩm xét và cấp chứng chỉ, sau đó giám sát hằng năm. Quy trình này do tổ chức chứng nhận thực hiện theo ISO/IEC 17021-1, nên về cơ bản giống nhau ở mọi tổ chức chứng nhận được công nhận. Khác biệt nằm ở số ngày công, năng lực đánh giá viên và mức độ thực chất của đánh giá.
Tóm tắt
- Đánh giá chứng nhận lần đầu gồm hai giai đoạn: giai đoạn 1 xem mức độ sẵn sàng, giai đoạn 2 đánh giá vận hành thực tế.
- Chứng chỉ có hiệu lực 3 năm; giám sát ít nhất mỗi năm một lần, lần đầu trong vòng 12 tháng kể từ quyết định chứng nhận.
- Quyết định cấp chứng chỉ do người không tham gia đánh giá đưa ra.
- Từ 31/3/2028, chứng nhận lần đầu chỉ được cấp theo ISO 9001:2026.
Bước 1: Đăng ký và xem xét hồ sơ
Doanh nghiệp cung cấp thông tin: phạm vi hoạt động muốn chứng nhận, số nhân sự (kể cả nhân sự thời vụ và theo ca), số địa điểm, các quá trình thuê ngoài, yêu cầu không áp dụng. Tổ chức chứng nhận xem xét để xác định lĩnh vực kỹ thuật, năng lực đánh giá viên cần có và số ngày công đánh giá theo IAF MD 5. Với tổ chức nhiều địa điểm, việc lấy mẫu địa điểm theo IAF MD 1.
Thông tin sai lệch ở bước này, ví dụ khai thiếu nhân sự hoặc bỏ sót địa điểm, sẽ làm ngày công bị tính sai và phải điều chỉnh khi đánh giá. Bạn có thể ước tính sơ bộ ngày công tại trang chứng nhận ISO 9001.
Bước 2: Đánh giá giai đoạn 1
Mục đích là xác định doanh nghiệp đã sẵn sàng cho đánh giá giai đoạn 2 chưa, và lập kế hoạch cho giai đoạn 2. Đánh giá viên xem xét:
- Phạm vi hệ thống, các quá trình đã xác định và lý giải cho yêu cầu không áp dụng.
- Thông tin dạng văn bản theo yêu cầu tiêu chuẩn: chính sách, mục tiêu chất lượng, hồ sơ chính.
- Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo đã được hoạch định và thực hiện chưa.
- Điều kiện tại cơ sở, các yêu cầu luật định và chế định liên quan đến sản phẩm, dịch vụ.
Kết quả là báo cáo nêu các vấn đề cần giải quyết, trong đó có những vấn đề có thể bị phân loại thành điểm không phù hợp ở giai đoạn 2 nếu không xử lý. Khoảng cách giữa hai giai đoạn cần đủ để doanh nghiệp giải quyết các vấn đề này.
Bước 3: Đánh giá giai đoạn 2
Đánh giá viên đánh giá việc thực hiện và hiệu lực của hệ thống tại cơ sở: phỏng vấn, quan sát công việc, kiểm tra hồ sơ để thu thập bằng chứng khách quan. Phát hiện được phân loại thành điểm không phù hợp nặng (hệ thống không đạt kết quả dự kiến, hoặc thiếu hẳn một yêu cầu), điểm không phù hợp nhẹ và cơ hội cải tiến.
Với mỗi điểm không phù hợp, doanh nghiệp thực hiện khắc phục tức thời, phân tích nguyên nhân và đề xuất hành động khắc phục trong thời hạn đã thống nhất. Điểm không phù hợp nặng phải được xác nhận đã khắc phục trước khi cấp chứng chỉ, có thể cần đánh giá bổ sung. Theo ISO/IEC 17021-1, nếu không xác nhận được việc khắc phục điểm không phù hợp nặng trong vòng 6 tháng sau ngày cuối của giai đoạn 2, tổ chức chứng nhận phải đánh giá lại giai đoạn 2.
Đánh giá viên kiểm tra gì ở giai đoạn 2?
| Điều | Bằng chứng thường được lấy mẫu | Điểm không phù hợp thường gặp |
|---|---|---|
| 4.1, 4.2 | Phân tích bối cảnh, bên quan tâm, kết luận về biến đổi khí hậu | Phân tích chung chung, không dẫn tới rủi ro hay hành động nào |
| 6.2 | Mục tiêu đo được, kế hoạch, kết quả theo dõi | Mục tiêu không có số liệu theo dõi |
| 7.2 | Yêu cầu năng lực theo vị trí, hồ sơ đào tạo, đánh giá hiệu lực | Nhân sự vận hành công đoạn quan trọng chưa có bằng chứng năng lực |
| 8.4 | Tiêu chí chọn, đánh giá lại nhà cung cấp | Có danh sách nhà cung cấp nhưng không có tiêu chí và kết quả theo dõi |
| 8.7, 10.2 | Hồ sơ sản phẩm lỗi, phân tích nguyên nhân | Chỉ sửa lỗi, không xử lý nguyên nhân |
| 9.2, 9.3 | Chương trình đánh giá nội bộ, biên bản xem xét của lãnh đạo | Đánh giá nội bộ chưa bao trùm hệ thống; xem xét thiếu đầu vào |
Số hiệu điều theo ISO 9001:2015; ISO 9001:2026 giữ khung điều 4 đến 10.
Bước 4: Thẩm xét và cấp chứng chỉ
Hồ sơ đánh giá được một người hoặc nhóm không tham gia đánh giá thẩm xét độc lập: bằng chứng có đủ không, điểm không phù hợp đã được xử lý đúng chưa, phạm vi có phù hợp không. Nếu đạt, chứng chỉ được cấp với tên tổ chức, phạm vi, địa điểm, tiêu chuẩn và phiên bản, dấu công nhận. Chứng chỉ có hiệu lực 3 năm và được công bố để tra cứu.
Bước 5: Giám sát và chứng nhận lại
| Thời điểm | Hoạt động |
|---|---|
| Năm 1 | Đánh giá chứng nhận (giai đoạn 1 và 2), cấp chứng chỉ |
| Trong 12 tháng từ quyết định chứng nhận | Đánh giá giám sát lần 1 |
| Năm tiếp theo | Đánh giá giám sát lần 2 |
| Trước khi hết hạn | Đánh giá chứng nhận lại cho chu kỳ mới |
Đánh giá giám sát không lặp lại toàn bộ hệ thống mà lấy mẫu, nhưng luôn xem đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, khiếu nại và việc khắc phục điểm không phù hợp lần trước. Không duy trì giám sát đúng hạn có thể dẫn đến tạm đình chỉ hoặc thu hồi chứng chỉ.
Quy trình có thay đổi với ISO 9001:2026?
Các bước theo ISO/IEC 17021-1 không đổi. Điều thay đổi là tiêu chuẩn đánh giá: ISO 9001:2026 ban hành ngày 16/9/2026; từ 31/3/2028 chứng nhận lần đầu chỉ cấp theo bản 2026, và chứng chỉ bản 2015 phải chuyển đổi trước 30/9/2029. Chứng nhận theo bản 2026 chỉ được cấp khi tổ chức chứng nhận được công nhận cho bản mới; DAS sẽ thông báo lịch đánh giá chuyển đổi khi phạm vi công nhận được cập nhật. Xem thêm những điểm mới của ISO 9001:2026.
Ví dụ minh hoạ: một công ty dịch vụ vệ sinh công nghiệp 120 người làm việc tại nhiều công trình của khách hàng. Ở bước đăng ký, công ty cần khai số công trình đang thực hiện để tổ chức chứng nhận xác định cách lấy mẫu; ở giai đoạn 2, đánh giá viên sẽ đến ít nhất một số công trình để quan sát dịch vụ thực tế, không chỉ làm việc tại văn phòng.
Câu hỏi thường gặp
Có thể làm giai đoạn 1 và giai đoạn 2 liền nhau không?
Có thể khi giai đoạn 1 không phát hiện vấn đề cần thời gian xử lý. Nếu giai đoạn 1 nêu vấn đề như chưa đánh giá nội bộ toàn bộ hệ thống, giai đoạn 2 phải lùi lại cho đến khi doanh nghiệp giải quyết xong.
Không đạt ở giai đoạn 2 thì sao?
Đánh giá chứng nhận không có kết quả “trượt” theo kiểu thi cử. Doanh nghiệp khắc phục các điểm không phù hợp; khi khắc phục được xác nhận, hồ sơ chuyển sang thẩm xét. Chỉ khi quá thời hạn hoặc không khắc phục được, tổ chức chứng nhận mới phải đánh giá lại.
Tổ chức chứng nhận có giúp xây dựng hệ thống không?
Không. Theo ISO/IEC 17021-1, tổ chức chứng nhận không được tư vấn xây dựng hệ thống mà mình chứng nhận, để giữ tính khách quan. DAS không tư vấn; doanh nghiệp tự xây dựng hoặc thuê đơn vị tư vấn độc lập. Đánh giá viên vẫn giải thích yêu cầu và phát hiện trong khi đánh giá.
Đọc gì trước khi đăng ký?
Nắm các yêu cầu cơ bản tại ISO 9001 là gì và xác định mục đích chứng nhận qua bài lợi ích của ISO 9001. Mục đích rõ giúp xác định phạm vi chứng nhận đúng ngay từ đầu.
Nguồn tham khảo
- ISO/IEC 17021-1:2015: yêu cầu về quy trình đánh giá hai giai đoạn, giám sát và chứng nhận lại.
- Tài liệu IAF (MD): IAF MD 5 về ngày công đánh giá, IAF MD 1 về đa địa điểm.
- ISO 9001:2026: tiêu chuẩn được dùng làm chuẩn mực đánh giá.
- ISO/TC 176: lộ trình chuyển đổi ISO 9001:2026: các mốc 31/3/2028 và 30/9/2029.
Bài viết cung cấp thông tin chung về yêu cầu tiêu chuẩn. Là tổ chức chứng nhận, DAS không tư vấn xây dựng hệ thống cho doanh nghiệp mà DAS đánh giá.
Biên soạn và rà soát
Chuyên gia đánh giá DAS Việt Nam Bài viết do đội ngũ chuyên gia đánh giá trưởng của DAS Việt Nam biên soạn và rà soát, dựa trên kinh nghiệm đánh giá chứng nhận thực tế tại doanh nghiệp.